Datenschutz im Sportverein
Die Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union (DSGVO) und das neue Bundesdatenschutzgesetz:
Im Sportverein werden vielfach Daten mit Bezug zu Personen verarbeitet. Seien es die erforderlichen Daten bei Aufnahme in den Verein, die Ergebnisse von Wettkämpfen, die Teilnehmer- oder Telefonlisten, bis hin zu Redebeiträgen in Protokollen oder Ehrungen auf einer Mitgliederversammlung:
Stets handelt es sich um personenbezogene Daten. In der Informationsgesellschaft kann die Kenntnis von personenbezogenen Daten erhebliche Auswirkungen auf die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen haben. Das Recht auf informationelle Selbstbestimmung ist Ausdruck des im Grundgesetz der Bundesrepublik Deutschland verankerten allgemeinen Persönlichkeitsrechts und dient dem Schutz der Menschenwürde. Im Grundsatz soll der Mensch das Recht haben, selbst zu entscheiden, wem, wann und welche seiner persönlichen Daten zugänglich sein sollten.
Damit trifft auch die Verantwortlichen im Verein die Notwendigkeit, den Datenschutz zu beachten. Was als zusätzliche Belastung im Ehrenamt wahrgenommen wird, hat in der Praxis den Schutz der betroffenen Personen vor Missbrauch zum Ziel. Andererseits zeigt der Verein mit einem verantwortungsbewussten Umgang mit personenbezogenen Daten, dass er modern aufgestellt ist und vorbildlich geführt wird.
In den nachfolgenden Dateien sind alle Rechte und Pflichten der Beteiligten ausführlich beschrieben.
Datenschutzverordnung
§ 1. DATENERHEBUNG
Der Verein erhebt, verarbeitet und nutzt personenbezogene Daten seiner Mitglieder (Einzelangaben über persönliche und sachliche Verhältnisse) zur Erfüllung der gemäß der Satzung zulässigen Zwecke und Aufgaben, beispielsweise im Rahmen der Mitgliederverwaltung. Hierbei handelt es sich insbesondere um folgende Mitgliederdaten: Name und Anschrift, Geschlecht, Bankverbindung, Telefonnummern (Festnetz und Handy), E-Mail-Adresse(n), Geburtsdatum, Funktion(en) im Verein. Es handelt sich dabei um eine „Datenverarbeitung im Auftrag“ gem. Art. 28 der DSGVO.
Die personenbezogenen Daten werden durch geeignete Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt. Sonstige Daten und Daten über Nichtmitglieder (insbesondere Gastspieler oder vereinsfremde Turnierteilnehmer) werden von dem Verein grundsätzlich intern nur verarbeitet, wenn sie zur Förderung des Vereinszweckes notwendig sind und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht.
§ 2. WEITERGABE AN VERBÄNDE
Als Mitglied in Fachverbänden (TVR, TVRP, Sportbund) ist der Verein verpflichtet, bestimmte personenbezogene Daten dorthin zu melden. Übermittelt werden Namen, Anzahl und Alter der Mitglieder, Namen der Vorstandsmitglieder und Mannschaftsführer mit Funktion, Anschrift, Telefonnummern und Emailadresse.
§ 3. VERÖFFENTLICHUNGEN IN MEDIEN
1. Im Zusammenhang mit seinem Sportbetrieb sowie sonstigen satzungsgemäßen Veranstaltungen veröffentlicht der Verein gelegentlich personenbezogene Daten und Fotos seiner Mitglieder auf seiner Homepage und übermittelt Daten und Fotos zur Veröffentlichung an Print- und Telemedien sowie elektronische Medien.
Dies betrifft Mannschaftsaufstellungen, Spielergebnisse, Wahlergebnisse in Mitgliederversammlungen sowie bei sportlichen oder sonstigen Veranstaltungen anwesende Vorstandsmitglieder und sonstige Funktionsträger. Die Veröffentlichung/Übermittlung von Daten beschränkt sich hierbei auf Name, Vereinszugehörigkeit, Funktion im Verein und soweit aus sportlichen Gründen (z.B. Einteilung in Wettkampfklassen) erforderlich Alter oder Geburtsjahr.
Ein Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand der Veröffentlichung von Einzelfotos seiner Person widersprechen. Ab Zugang des Widerspruchs unterbleibt die Veröffentlichung/Übermittlung und der Verein entfernt vorhandene Fotos von seiner Homepage.
2. Der Verein berichtet auch über Ehrungen seiner Mitglieder, von besonderen sportlichen Erfolgen sowie sonstigen Ereignissen und über langjährige Mitgliedschaft. Hierbei werden Fotos und folgende personenbezogene Mitgliederdaten veröffentlicht: Name, Vereinszugehörigkeit und deren Dauer, Funktion im Verein und soweit erforderlich Alter, Geburtsjahr oder Geburtstag.
Berichte über Ehrungen nebst Fotos darf der Verein unter Meldung von Name, Funktion im Verein, Vereinszugehörigkeit und deren Dauer auch an andere Print- und Telemedien sowie elektronische Medien übermitteln.
Im Hinblick auf Ehrungen kann das betroffene Mitglied jederzeit gegenüber dem Vorstand der Veröffentlichung/Übermittlung von Einzelfotos sowie seiner personenbezogenen Daten allgemein oder für einzelne Ereignisse widersprechen. Wird der Widerspruch fristgemäß ausgeübt, unterbleibt die Veröffentlichung/Übermittlung. Der Verein entfernt Daten und Einzelfotos des widersprechenden Mitglieds von seiner Homepage und verzichtet auf künftige Veröffentlichungen/Übermittlungen.
§ 4. ZUGÄNGLICHKEIT DER DATEN IM VEREIN
Mitgliederlisten werden als Datei oder in gedruckter Form nur soweit an Vorstandsmitglieder, sonstige Funktionäre und Mitglieder herausgegeben oder ihnen zugänglich gemacht, wie deren Funktion oder besondere Aufgabenstellung im Verein dies erfordern. Dies sind der/die Vorsitzende/r, Kassenwart, Sportwart, Jugendwart und Schriftführer.
§ 5. ZUSTIMMUNG ZUR NUTZUNG DER DATEN
Durch ihre Mitgliedschaft und Beitrittserklärung stimmen die Mitglieder der Erhebung, Verarbeitung (Speicherung, Veränderung, Übermittlung) und Nutzung ihrer personenbezogenen Daten in dem vorgenannten Ausmaß und Umfang zu.
Eine anderweitige, über die Erfüllung seiner satzungsgemäßen Aufgaben und Zwecke hinausgehende Datenverwendung ist dem Verein nur erlaubt, sofern er aus gesetzlichen Gründen hierzu verpflichtet ist.
§ 6. RECHTE DER MITGLIEDER
Jedes Mitglied hat im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes
(insbesondere §§ 34, 35) das Recht auf
a) Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten;
b) Berichtigung über die zu seiner Person gespeicherten Daten, wenn sie unrichtig sind;
c) Sperrung der zu seiner Person gespeicherten Daten, wenn sich bei Fehlern weder deren Richtigkeit noch deren Unrichtigkeit feststellen lässt;
d) Löschung der zu seiner Person gespeicherten Daten, wenn die Speicherung unzulässig war.
§ 7. VERBOT DER WEITERGABE
Den Organen des Vereins, allen Mitarbeitern oder sonst für den Verein Tätigen ist es untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu anderen als dem zur jeweiligen Aufgabenerfüllung gehörenden Zweck zu verarbeiten, bekannt zu geben, dritten zugänglich zu machen oder sonst zu nutzen. Diese Pflicht besteht auch über das Ausscheiden der oben genannten Personen aus dem Verein hinaus.
§ 8. LÖSCHUNG DER DATEN
Beim Austritt werden die Daten des Mitglieds aus der Mitgliederliste gelöscht; in einem Archiv werden lediglich die Namen sowie Eintritts- und Austrittsdatum gespeichert. Personenbezogene Daten des austretenden Mitglieds, die die Kassenverwaltung betreffen, werden gemäß den steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Jahre ab der schriftlichen Bestätigung des Austritts durch den Vorstand gespeichert.
§ 9. INKRAFTSETZUNG
Die vorstehende Datenschutzordnung ist nicht Teil der Satzung. Sie wurde im Mai 2018 durch den Vorstand beschlossen und tritt nach Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.